El juez Adrián Farías recordó cómo surgió la iniciativa: “El Superior Tribunal de Justicia venía trabajando ya con la idea de digitalizar los expedientes judiciales y esta circunstancia de alguna forma aceleró el proceso”. Así fue que comenzaron la prueba piloto en varios juzgados “nosotros fuimos uno de los cuales se les ofreció llevarla adelante” junto con los juzgados Civil y Comercial N° 14 y N° 17.
A partir de ese momento empezaron a utilizar el sistema IURE, a través del cual se implementa la digitalización de los expedientes, en un camino que “requirió una adaptación por parte de la organización de nuestros juzgados”.
En ese sentido reconoció que “fue difícil porque uno tiene que cambiar la manera de pensar el proceso judicial a la nueva herramienta que sería el expediente electrónico y esto exige ciertos cambios incluso en la estructura interna del Poder Judicial. No solamente una apertura y una actitud positiva hacia el expediente electrónico; sino que también algunos cambios de organización”. Farías destacó “la actitud proactiva y la predisposición” tanto de funcionarios como del personal.
Balance positivo
“Nuestra experiencia en el uso del IURE del expediente digital es altamente positiva y creo que todavía hay margen para desarrollar y actualizar la herramienta y mejorar el uso y el desempeño de las oficinas judiciales”, explicó.
Más adelante señaló que una de las ventajas más notorias fue el acortamiento de plazos, puesto que lo que antes demandaba un promedio de tres a cinco días actualmente se hace en una jornada. “Una vez que al escrito lo ingresan a través del INDI es automáticamente agregado al expediente y queda a disposición del responsable del mismo para dar respuesta y pasa directamente a control y firma”, remarcó.
A partir de ese momento “el profesional o el usuario de la justicia pueden acceder al expediente inmediatamente o en un lapso de tiempo breve, en cualquier momento del día, a la respuesta que uno le da”.
Mejor gestión de la información
El secretario del juzgado, Marcelo Torresagasti, señaló que el expediente digital “nos aportó una mejor gestión de la información que hay adentro del expediente judicial. Y no sólo dentro de la oficina, sino que viene a traer facilidades para las comunicaciones” con otras dependencias”.
Para esto puso como ejemplo lo que ocurría con un expediente en que intervenían las asesorías de niñas, niños y adolescentes o defensorías oficiales: “con la implementación del expediente electrónico, ellos tienen accesibilidad a toda la información del expediente todo el tiempo”.
“Antes con el expediente de papel se los anoticiaba de cada hito procesal llevándoles el expediente en formato papel hasta su oficina. O sea, teníamos una persona en que se le encomendaba el envío del expediente hasta la mesa de entrada de la defensoría, la defensora o la asesora se anoticiaba de la situación y actuaba en consecuencia, generaba su dictamen o su presentación, y luego, pasados unos días, volvía a ingresar el expediente al tribunal. Ese pequeño trámite generaba que el expediente salga de la dependencia y tenía su proceso interno ya en la otra oficina”. “Hicimos un análisis y, en promedio, cada vez que el expediente salía, generaba un retraso de diez días de indisponibilidad por parte del tribunal que a su vez también era una indisponibilidad de los profesionales”, graficó.
A partir de la implementación del expediente digital “tanto la defensoría como los profesionales tienen acceso todo el tiempo a la información del expediente. Y lo mismo pasa cuando el expediente hay que elevarlo a una instancia posterior, sea a la Cámara o al Superior Tribunal de Justicia”.
“En ese sentido, el juzgado de origen nunca pierde conexión con su expediente y con la información que hay en él. Siempre está disponible y eso creo que es una de las grandes ventajas que viene a traer este nuevo expediente electrónico. Hoy en día yo no necesito requerir a la mesa de entrada que me busque un expediente para consultar algo”, precisó.
Mayor eficiencia
Farías subrayó que la digitalización le permite firmar expedientes “en cualquier momento del día y en cualquier día de la semana, incluso sábados, domingo o feriados”. Además les da la posibilidad buscar y detectar escritos “de manera más eficiente” a la vez que conocen “la cantidad que hay en etapa inicial, cuántos están en la etapa de prueba, qué expedientes ya están en condiciones de dictar sentencias y cuántos se encuentran en ejecución de sentencias”.
“Eso te permite también administrar los recursos” porque “hoy en día casi al 50% de expedientes los tenemos en el área de post sentencia. Es decir, en etapa de cumplimiento, y como es un área que tiene un mayor volumen de trabajo obviamente demanda una mayor cantidad de personas”, concluyó.